MENUTUP MEETING

1. Merangkum Keputusan

Setelah masalah terakhir dibahas, ulangi setiap keputusan yang telah dicapai, rangkum diskusi yang menghasilkan keputusan itu. Ini kesempatan untuk mengembalikan keseimbangan rapat dengan memberi setiap masalah yang dibahas penekanan yang sepatutnya. Misalnya, jika masalah yang paling sepele menimbulkan perdebatan yang paling lama dan panas, singgung sedikit saja, untuk mencerminkan tidak pentingnya masalah itu. Garis bawahi masalah yang perlu dibicarakan lebih lanjut.

2. Menyimpulkan Rapat

Setelah merangkum rapat, putuskan apa perlu mengadan rapat lagi. Jika perlu, tentukan tanggal dan waktunya. Rincian serta penunjukan tempat bisa ditegaskan dalam agenda rapat baru. Sekarang rapat bisa ditutup. Ucapkan terimakasih atas kehadiran semua peserta, khususnya mereka yang telah mengorbankan waktu untuk ikut. Selain tata krama wajar, hal ini dimaksudkan untuk mendorong kehadiran dan partisipasi positif dalam rapat berikutnya.

3. Menindaklanjuti Rapat

Peran pemimpin rapat tidak berakhir saat rapat selesai.tanggungjawab yang harus terus dipikul meliputi :

4. Menyetujui notulen rapat.

Memastikan apabila notulis menindaklanjuti dan memonitor tindakan yang dalam rapat disetijui untuk diambil.

Menerima laporan perkembangan dari notulis atas keputusan yang diambil dalam rapat dan kepada peserta lain bila perlu.

Meminta peserta untuk segera mengajukan masalah yang ingin dibawa rapat berikutnya.

Menyusun agenda rapat berikutnya, termasuk masalah-masalah yang muncul atau belum dibahas penuhdalam rapat yang lalu.

MASALAH DALAM MEETING

Masalah umum dalam meeting

 1. Lambat memulai meeting

 2. Meeting yang terlalu lama, meeting yang terlalu lama ada berberapa  faktor

     Faktor 1: Pemimpin yang kurang tegas dalam memimpin meeting

     Faktor 2:  Diskusi yang bertele-tele

     Faktor 3:  Kurang Persiapan dari pihak Panitia

SOLUSI?

ada beberpa solusi yang bisa mengurangi masalah dalam meeting

 1. Lambat memulai meeting bisa terjadi ada beberapa faktor salah satunya undangan yang belum datang, Solusinya ialah

     Mengkorfirmasi kepada para undangan untuk datang tepat waktu atau memberi informasi untuk hadir 5 menit sebelum rapat  

  2. Meeting yang terlalu lama

   Faktor 1: Pemimping yang kurang tegas dalam meeting, Solusinya ialah

   Solusi: Memperingati / menegur pemimpin untuk pelaksanaan agenda atau poin dalam rapat, karena pemimpin yang kurang tegas akan memperlambaat jalannya meeting dan point dalam meeting tidak tercapai

   Faktor 2: Diskusi Bertele-tele
   Solusi: Pemimpin harus menegaskan atau memberi arahan kepada peresta meeting agar mencapai hasil karena terkadang peserta meeting keluar dari topik meeting
  
  Faktor 3: Kurang Persiapan Dari Pihak Panitia

  Solusi:  Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan (Kursi, Proyektor, Sound System, ATK, Daftar Undangan, Bahan Rapat, Konsumsi, Susunan Acara)

          Untuk mempelajarai materi ini lebih lanjut silahkan klik:

https://www.kompasiana.com/imamwibawamukti/membenahi-kesalahan-dalam-rapat_552a5c68f17e614102d623ab

   

PERSIAPAN MEETING

1.Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat

Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau Conference Room yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.

Persiapkan pula Tata Ruang (Lay out) rapat berdasarkan pertimbangan :

Jumlah partisipan

Hubungan masing-masing partisipan

Level keintiman

Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)

Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi

2. Persiapan Aministrasi

a. membuat Surat Undangan rapat.

Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.

b. menyusun acara /agenda rapat.

Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.

c. menyusun daftar Hadir

Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi.

d. Mempersiapkan bahan rapat

Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :

Hasil rapat yang lalu

Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas

Peraturan-peraturan yang diperlukan

Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat

Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya

e. Persiapan peralatan rapat

Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :

Papan dan alat tulis

Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya

OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft PowerPoint.

Sound system, tape recorder

Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat

Block note, ballpoint

Tustel handycam untuk mengabadikan rapat

f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)

Untuk mempelajari materi ini, silakan klik:

http://bosan-kuliah.blogspot.co.id/2011/07/langkah-langkah-yang-perlu-di.html

TUJUAN MEETING

Tujuan manajemen Meeting:

     1. Terdapat perubahan dalam lingkungan

     2. Terdapat perubahan dalam lingkungan

     3. untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah

     4. untuk menyampaikan informasi, perintah atau pernyataan

     5. sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern

     6. agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi

     7.menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat) Tujuan manajemen Manajemen

Untuk mempelajari materi ini, silahkan klik:
http://tantihardiyantifrancelia.blogspot.co.id/2012/09/tujuan-rapat-jenis-jenis-rapat-dan.html

PENGERTIAN MANAJEMEN MEETING

Manajemen meeting terdiri dari 2 kata yaitu Manajemen dan Meeting, jika kita artikan secara perkata ialah:

Manajemen Ialah adalah sebuah proses yang dilakukan untuk mencapai sebuah tujuan suatu organisasi dengan cara bekerja dalam team.

Meeting Ialah pertemuan atau Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama

Jadi Bisa disimpulakan bahwa Manajemen meeting Ialah sebuah proses yang dilakukan untuk mencapai sebuah keputusan suatu masalah bersama

untuk mempelajari materi ini lebih lanjut, silahkan klik:
http://www.ensikloblogia.com/2016/11/pengertian-rapat-fungsi-rapat-dan.html